Постановка кадрового учета: базовый минимум для стартапера

Собственное дело — маленькая мечта любого молодого и амбициозного предпринимателя, который намерен превратить любимое занятие в доходный бизнес. Но на пути к этой мечте без подводных камней никак.

Из своего опыта скажу, что одной из самых распространенных ошибок стартаперов является то, что они настолько сфокусированы на основном виде деятельности, что напрочь забывают о сопутствующих организационных мерах, которые являются не менее важными и без которых ни одна компания не сможет полноценно функционировать.

В первую очередь я говорю о кадрах. Помимо того, что квалифицированных и опытных сотрудников надо найти и нанять, их нужно еще и документально оформить. Более того учет их работы придется вести на протяжении всего времени сотрудничества и даже по его окончанию.

Кратко и по делу в Telegram

И вот на этой статье расходов начинающие предприниматели часто экономят, пренебрегая услугами профессиональных кадровиков и занимаясь учетом сотрудников самостоятельно. Как следствие — при первой же проверке фирмы получают штрафы за нарушения в ведении документации.

Потому сегодня я решила поделиться своим опытам с новичками и объяснить несколько секретов постановки кадрового учета на предприятии. Итак, настольной книгой любого молодого кадровика должен быть перечень документов, которые регулируют кадровое делопроизводство.

Это общие и стандартные нормативы, среди которых пресловутый КЗоТ (кодекс законов о труде), закон "Об отпусках", инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, национальный классификатор профессий и закон "О социальной защите людей с инвалидностью".

Останавливаться детально на каждом не буду, но моя первая рекомендация для новичков — не поленитесь и изучите все эти документы.

Если вы все же твердо намерены вести кадровый учет самостоятельно или поручить его, допустим, секретарю, то следующий перечень вам стоит запомнить, а лучше записать и распечатать.

В него входит минимум нормативных документов, который государство обязало иметь любое физлицо, имеющее в своем распоряжении наемных сотрудников. Даже если компания состоит только из одного директора, вы уже должны иметь в наличии эти бумажки:

- Штатное расписание. Документ, который содержит структуру вашего предприятия. В нем вы прописываете департаменты, отделы, должности, оклады и ставки. Это важная бумага, потому что, когда предприятие проходит какие-либо проверки, первое, что потребуют — штатное расписание. Его может запросить Фонд социального страхования, Инспекция по труду или Пенсионный фонд.

- Правила внутреннего трудового распорядка. Они определяют организацию работы на предприятии, режим работы (плавающий график или время обеда) и другие вопросы, которые могут привести к трудовым спорам.

В идеале эти правила должны висеть при входе в офис. Кстати, за отсутствие такого расписание можно схлопотать штраф в размере минимальной заработной платы.

- Должностная инструкция. Этот документ у нас тоже попадает в список must have, потому что там должны быть описаны все права и обязанности сотрудника. На многих предприятиях инструкций нет, но по своему опыту скажу, что есть категория сотрудников, которая ориентируется исключительно на этот документ. В любом случае, за его отсутствие можно получить тот же штраф в минимальную зарплату.

- Приказы и заявления. Они делятся на приказы по личному составу и на приказы по отпускам. Первые хранятся в архиве 75 лет и к ним относятся приказы о приеме на работу, об увольнении и о возможных переводах. Также сюда включают все решения, которые касаются финансовой составляющей.

А вот с приказами по отпускам дела обстоят куда проще — они хранятся пять лет. Серьезность этих документов тоже преуменьшать не стоит, потому как, например, назначение директора без приказа будет не действительным.

- Личные карточки (форма №П-2). Это бланк, который также хранится 75 лет и включает в себя полностью все данные о сотруднике: от личной информации до его перемещений внутри компании.

Например, это могут быть сведения о воинском учете, семейном положении или прописке. Даже если предприятие ликвидировано — эти карты все равно попадают в государственный архив для начисления пенсий.

- Трудовые книжки всей команды. Они являются документом строгой отчетности и потому на них нужен журнал. Даже если у вас, допустим, лежит лишь одна трудовая и нет этого журнала — инспекция по труду опять же оштрафует на минимальную зарплату.

В журнал нужно вносить номер трудовой, фамилию сотрудника, даты его приема на работу, а потом и увольнения. Очень важно, чтобы последний расписался в журнале при получении трудовой, потому что иногда возникают трудовые споры и в этом случае вы полностью снимаете с себя ответственность.

- Табель учета рабочего времени. Он является критично важным при начислении зарплаты. В идеале табель должен заполнять профессиональный кадровик, но на начальном этапе это часто делают секретари. И тогда вам, как руководителю, важно проследить чтобы эти документы заполнялись должным образом.

В табелях важно вести учет прихода на работу каждого сотрудника, отмечать случаи, когда он заболел/не явился/ушел в декрет. По итогу месяца бухгалтер берет табель и начисляет зарплату, исходя из записанных данных.

- График отпусков. В идеале 2 января, выйдя после новогодних праздников, вы должны сесть всей командой и составить этот план сообща. Каждый из сотрудников должен пойти в отпуск по графику, но на практике это не всегда работает и у многих возникают разные жизненные обстоятельства в течение года.

Мой совет — пусть этот график все равно будет составлен и лежит на предприятии. А вы, как руководитель, далее можете ориентироваться по обстоятельствам и отпускать сотрудников в удобное для них время. Это не противоречит закону.

- Положение о защите персональных данных. При приеме на работу вы обязаны выдать сотруднику стандартный бланк, подписав который он согласиться предоставить вам свои персональные данные. Вы же, в свою очередь, должны гарантировать их сохранности и правомерную обработку.

- Положение о социальном страховании. Необходимость в этом документе возникает тогда, когда количество сотрудников растет и вопрос с больничными становится остро. Если количество сотрудников в компании не превышает 15 человек, избирается уполномоченный по социальному страхованию, если же превышает ― следует создавать комиссию из сотрудников.

Именно этим людям формально нужно составлять протоколы по социальному страхованию и решать, оплачивать больничные листы или нет. Соцстрах может проверить наличие этих протоколов в любое время с момента организации предприятия.

Например, предприятие может быть организованно в 2009 году, а Соцстрах решит проверить его лишь в 2019 году. Фонд берет больничные от 2009 года и смотрит, чтобы под каждым из них был расчет и протокол комиссии. То есть положение о соцстраховании — это, можно сказать, учет больничных листов.

Из этих пунктов и состоит минимальная нормативная база документов о кадровом производстве на предприятии. Безусловно, придерживаясь такого простого списка, на первых порах любой стартапер сможет обезопасить себя от проблем и штрафов.

Но скрывать не буду — в долгосрочной перспективе без hr-профессионалов бизнесу не обойтись. Ведь чем больше растет ваше детище и чем интенсивнее оно развивается, тем быстрее расширяется штат сотрудников и вместе с ним — приумножается бумажная волокита.

И для тех, кто не хочет возиться с созданием специального кадрового отдела, рынок давно придумал альтернативу — услуги аутсорсингов компаний, на плечи которых ляжет в том числе и кадровое делопроизводство. Но при этом важно помнить: люди — это один из самых ценных ресурсов в бизнесе и доверять эту часть работы нужно только профессионалам.

Источник