Таск-менеджеры Asana, Trello, Worksection: разбор, который вы не найдете на других сайтах

В чем разница между таск-менеджерами Asana, Trello, Worksection? Как обеспечить удобное, интуитивно понятное и максимально быстрое управление задачами для: малого/среднего/крупного бизнеса и даже небольшой команды удаленщиков?

Мы решили, что было бы неплохо написать обзорную статью, где каждый из перечисленных выше категорий найдет для себя подходящую систему управления задачами. Что мы подразумеваем, когда пишем "подходящую"? Вот основные критерии "подходящего" в системе управления задачами:

Подпишитесь на канал DELO.UA

• Платите рационально. То есть: за нужное количество доступов (выгодно для небольших команд) или фиксированную сумму за месяц максимально расширенного под задачи компании функционала (для среднего и крупного бизнеса).

• Коммуникация с коллегами и клиентами максимально удобная, простая.

• Каждая задача под контролем, и вы (особенно важно для владельцев бизнеса и руководителей) точно понимаете: в какой задаче и сколько сотрудников сейчас задействовано.

Читайте также: Самый ценный актив: что бизнес делал со своими сотрудниками в "карантинный" кризис

Конечно, это далеко не все критерии "подходящего". Дальше — больше.

Сравнительная таблица Asana, Trello и Worksection по ключевым критериям:

Критерии	Asana	Trello	Worksection
Бесплатный тестовый период	+	+	+
Бесплатная версия	До 15 человек	Неограниченно	До 5 человек
Минимальный тариф	10,99$/за сотрудника при оплате за год или 13,49$/за сотрудника при ежемесячной оплате. Максимальное количество участников: 100	29$/месяц за доступ для команды до 10 сотрудников	9,99$/за пользователя в месяц при оплате сразу за год или 12,50$/за пользователя в месяц при ежемесячной оплате. До 10-ти пользователей
Отображение задач в виде досок	+	+	+
Диаграмма Ганта (без сторонних интеграций)	-	-	+
Канбан доска	+	+	+
Языки	Только английский	Английский и русский	Украинский, английский, русский
Тайм-трекинг	-	-	+
Напоминания	+	+	+
Календарь	+	+	+
Приоритеты	+	+	+
Делегирование	+	+	+
Вложение файлов	+	+	+
Уведомление о задачах по электронной почте	+	+	+
Комментирование	+	+	+

Что важно понять из этой сравнительной таблицы?

Asana и Trello — отличное решение для маленькой компании и небольшого количества задач. Есть одно "но". Оба таск-менеджера будут отлично справляться с нагрузкой, пока компания не станет больше. То есть, для среднего и крупного бизнеса они не подойдут (функционала будет недостаточно).

Что еще важно в таблице?

Функция тайм-трекинга. Ее наличие обязательно для тех компаний, где идет почасовая работа. То есть, с помощью тайм-трекинга, оплата за работу каждого сотрудника будет считаться почасово, а результат формируется в отчет (что очень важно для бухгалтерии).

Как вы уже заметили, эта функция (как родная) отсутствует в Asana и Trello. У Worksection тайм-трекинг встроенный и может запускаться автоматически или вручную. При большом желании, Асана или Трелло могут иметь тайм-трекинг, но с помощью сторонних интеграций. В чем проблема? Сторонние интеграции стоят денег. Ежемесячно. Поэтому позаботьтесь заранее, чтобы функция тайм-трекинга была в систему встроена. Тайм-трекинг = сколько денег/времени было потрачено на конкретную задачу.

Читайте также: Самозанятых и ФЛП могут штрафовать даже после их закрытия — налоговая

В понимании затраченного времени/денег заложена самая большая ценность функции тайм-трекинга. С ее помощью руководители отделов, ответственные за задачи и владельцы компаний точно знают: кто и сколько времени потратил на выполнение конкретно поставленной задачи.

Встроенный тайм-трекинг Worksection позволяет настроить почасовые ставки, чтобы грамотно расходовать ресурсы (время и деньги компании) и получать абсолютно прозрачную отчетность в конце дня/недели/месяца.

Немного информации о каждом таск-менеджере:

Asana — система управления задачами родом из Калифорнии. Создана в 2008 году. Больше ориентирована на работу с небольшими проектами. Доступно 6 языков, среди которых нет русского. В работе с Asana многое придется искать извне (то есть интегрировать сторонние приложение, в том числе и за дополнительную плату). Если в компании не все уверенно владеют английским — большой минус. Четыре тарифных плана.

Trello — облачная система для управления задачами. Дата основания: 2011 год. Поддерживает 18 языков, в том числе — русский. Подходит для небольших групп и меньше — для среднего и крупного бизнеса (в связи с оплатой за доступ к системе за каждого отдельного сотрудника). Три тарифных плана.

Worksection — украинский софт для управления проектами. Создан в 2009 году. Интуитивно понятный и простой интерфейс. Есть возможность создавать задачи и подзадачи с отдельными сроками, бюджетами, приоритетами. Максимум родных функций и минимум сторонних интеграций. 8 языков, среди которых русский и украинский. Пять тарифных планов (как для команды из 3-4 человек, так и для команды из 50+ сотрудников).

Asana, Trello, Worksection. Ценообразование

Выше мы писали о минимальных тарифных планах, но считаем правильным написать обо всех, чтобы вы уже на этапе цены могли определиться с подходящим таск-менеджером. Возможно, вам подойдут сразу несколько, а возможно — только один из них.

Asana:

1. Основной. Бесплатно навсегда, не больше 15 пользователей.

2. Премиум. 10,99$/за пользователя в месяц, если годовая подписка и 13,49$/за пользователя, если ежемесячный платеж.

3. Бизнес. 24,99$/за пользователя в месяц, если годовая подписка и 30,49$/за пользователя, если ежемесячный платеж.

4. Предприятие (запрос на цену необходимо подавать на сайте Asana).

Trello:

1. Бесплатно. Без ограничений по пользователям, навсегда. Есть ограничение по вложенным файлам (до 10 МБ), отсутствуют шаблоны досок и еще приличное количество ограничений, о которых вы можете узнать на официальном сайте.

2. Бизнес-класс. 9,99$/за пользователя в месяц, если годовая подписка и 12,50$/за пользователя, если ежемесячный платеж.

3. Предприятие. 20,83$/месяц за пользователя при минимальной подписке на 20 пользователей.

Worksection:

1. Free. Бесплатно на 14 дней, для команды до 5 пользователей.

2. Мини. 29$/месяц и доступ для 10 сотрудников.

3. Базовый. 49$/месяц и доступ для 20 сотрудников.

4. Бизнес. 99$/месяц и доступ для 50 сотрудников.

5. Премиум. 199$/месяц и доступ для 50+ сотрудников.

6. Enterprise (по индивидуальному запросу).

Имея полную картину, вы можете теперь сопоставить плюсы и минусы, исходя из количества человек в команде и условий каждого отдельного таск-менеджера.

Какие еще статьи расходов могут быть?

Некоторые функции в таск-менеджере могут отсутствовать. Каких именно функций нет в каждом из тройки, вы можете пересмотреть еще раз в таблице выше. И чтобы воспользоваться нужной функцией, придется интегрировать сторонние приложения. Большинство интеграций платные.

Список ресурсов для интеграций огромен, мы перечислим основные.

Интеграции Asana: Google Drive, Google Docs,Dropbox, Evernote, Google Drive, Jira, Slack, GitHub, GitLab.

Интеграции Trello: Google Drive, Dropbox, Google Hangouts, Survey Monkey, Hangouts Chat, Evernote.

Интеграции Worksection: Google Drive, Google Docs, Slack, Gmail, Google Calendar, Dropbox, Telegram, GetResponse, Facebook.

Читайте также: 75% IT-специалистов беспокоит рост числа кибератак — исследование

Чем больше родных функций — тем лучше для вашей компании. То есть, чем меньше вам придется интегрировать сторонних приложений, тем меньше дополнительных денежных трат. Внимательно изучите функционал каждого из таск-менеджеров (дальше мы также подробно напишем об основных функциях) и выбирайте тот, который максимально будет соответствовать потребностям компании.

Как разобраться с функционалом в начале работы?

Для клиентов каждый из таск-менеджеров предлагает обучающие статьи, видеоролики, консультации по телефону.

Клиенты Asana для старта работы могут руководствоваться общими статьям, уроками онлайн академии и живым интерактивным обучением. Уроки поделены на отдельные вебинары и курсы. Бесплатный просмотр имеет ограничения. За полный курс обучения нужно заплатить.

Клиенты Trello смогут изучить статьи в блоге, которые детально описывают функционал. Из обучающих инструментов это все, что будет доступно.

Клиенты Worksection получают: поддержку в чате и по e-mail, доступ всех клиентов к FAQ, консультации по телефону и Zoom. И здесь большой плюс для компаний, к примеру, на территории СНГ. Они могут позвонить в любой момент и получить русскоязычную поддержку (что недоступно в Basecamp и Asana). При подборе платного пакета (еще в процессе бесплатного тестирования) клиенты Worksection получают также бесплатное видео-обучение как бонус.

Проекты, задачи и подзадачи. Структура таск-менеджеров

Ключевая функция таск-менеджера — быть простым и понятным инструментом для создания проектов, задач и подзадач. Рассмотрите особенности функционала каждого из таск-менеджеров.

Структура Asana:

1. Команды.

2. Проекты.

3. Задачи.

4. Подзадачи.

В Asana каждый работает в команде или нескольких одновременно. Проекты можно видеть в виде списка или доски. В целом, интерфейс Asana немного запутанный и не забывайте, что есть только англоязычная версия (русского и украинского языков нет). Поэтому, если в компании есть сотрудники, владеющие недостаточным уровнем английского, Asana сразу должна "выпасть" из вашего списка.

Структура Trello:

1. Доски.

2. Карточки.

3. Списки.

Если вы зайдете в бесплатную версию Trello и протестируете ее, моментально поймете, почему этот таск-менеджер совсем не подходит для бизнес-задач. Одна из главных причин — ограниченность функционала. Здесь нет задач и подзадач, с которыми удобно работать среднему и крупному бизнесу, но есть доски, карточки и списки. Изначально Trello даже позиционировали себя как доски для индивидуального использования. И далеко не сразу они взяли курс на бизнес, по сути, так и оставшись платформой для частного пользования или команды из нескольких человек.

Структура Worksection:

1. Компании

2. Проекты.

3. Задачи.

4. Подзадачи первого уровня.

5. Подзадачи второго уровня.

Все проекты в Worksection можно группировать по компаниям, к которым они принадлежат. Создается проект с помощью зеленого плюса (на "Главной" или на странице "Проекты) и функции "Новый проект". Каждый из проектов можно присваивать в работу отдельной команде. Для этого есть функция "Добавить в команду", где в один клик добавляются необходимые сотрудники.

Читайте также: Рада приняла в первом чтении проект "Об облачных услугах" — бизнес поддержал это решение

Задачи также создаются как с Главной страницы так и с подраздела "Задачи". В правом верхнем углу Главной страницы выведены подразделы "Мои проекты" и "Мои задачи". Таким образом, создавать новые и управлять существующими максимально удобно. Задачи можно сортировать "по спискам", "по людям", "канбан", "закрытые" и "открытые".

Внутри задач можно создавать подзадачи с указанием срока исполнения или без них. Также в подзадаче можно ограничить видимость для определенных сотрудников, указать необходимые метки и статусы. Кроме того, в подзадачах, как и в задачах, можно указать стоимость работы сотрудника за час и необходимое количество времени для выполнения поставленной подзадачи.

Итог: Asana — только для команды, где все владеют английским. Trello — для частного пользования или небольшой команды до 10 человек. Worksection — для команды с любым количеством человек (благодарю функции создания отдельных команд, сортировке задач по категориям и наличию подзадач).

На бесплатном периоде вы сможете убедиться сами, насколько удобен и функционален для вас и команды каждый из тройки таск-менеджеров.

Отчет и анализ. Что предлагают Asana, Trello, Worksection?

Отчет — одна из ключевых функций в использовании таск-менеджера. Руководителю важно понимать, на каком этапе какая из задач находится. Это может быть ежедневный отчет, еженедельный, за месяц, квартальный и т.д. Теперь разберем подробно.

Asana и отчетность. Основной способ отчетности за выполнение задач — это их комментирование. Автоматически в день, который был установлен как срок завершения выполнения задачи, Asana отправляет предупреждение. Закрыть невыполненную задачу просто так не получится. Необходимо указать в комментариях причину невыполнения и переноса срока.

Также в Asana можно сделать отчет с помощью стороннего приложения Harvest. Функционал приложения бесплатен, но имеет ограничения по количеству пользователей и проектов.

Trello и отчетность. Здесь задача отчетности также припадает на комментарии. Возможна выгрузка данных, но только с помощью интеграции сторонних ресурсов. Тестовый период таких ресурсов бесплатен, по окончанию теста — платно. Отчетность можно сделать в Google документе, но вручную собирать данные из досок — совсем не вариант (особенно для компаний в 20+ сотрудников, например). Автоматически выгрузить информацию для заполнения Google таблицы и подготовки отчетности можно с помощью ресурса Zapier. Такая схема отчетности — это время и деньги. Если вы цените свое время и деньги, лучше Trello оставить для личного пользования или совсем небольшой команды, где в месяц, к примеру, ставится не больше пары задач.

Worksection и отчетность. Изначально данный таск-менеджер был "заточен" на бизнес. Продуманный интерфейс, расширенная "начинка" и возможность использовать важные для бизнеса функции без обращения к каким-либо сторонним ресурсам. Так, в Worksection вы сможете сделать отчетность с помощью нескольких способов:

• Отчет общий

• Отчет по проектам

• Отчет по людям

• Отчет подробный

Чем хороши отчеты в Worksection кроме большой выборки возможностей? Тем, что по окончанию месяца, например, бухгалтерия может получить отчет с учетом затраченного количества времени/денег на выполнение тех или иных задач, теми или иными сотрудниками. Тайм-трекинг в Worksection — время/деньги, которые могут выводиться в итоговый прозрачный отчет для бухгалтерии и руководителей.

Читайте также: Самоподдержка в кризис: ТОП-7 советов HR-ру от HRBP холдинга TECHIIA Татьяны Волошиной

Итог: каждый из таск-менеджеров дает возможность получить отчет. Если вам нужны подробные отчеты и прозрачность выполнения каждой задачи — это Worksection. Для общей отчетности в рамках небольшой команды (до 10-ти человек), вполне подойдут Asana или Trello.

Продолжая сравнение программного обеспечения для управления проектами, предлагаем перейти к нюансам, о которых часто задумываются в последнюю очередь (а важно детально изучить этот момент на этапе выбора тарифного плана и функционала).

Техническая поддержка Asana, Trello, Worksection

Когда система управления проектами "упала", к примеру, в разгар рабочего дня, решить вопрос важно (жизненно важно для любого бизнеса) максимально быстро. И здесь Asana проигрывает, даже не вступив в игру. Все дело в том, что Asana — Калифорнийская разработка (как вы помните, и язык интерфейса — английский). Автоматический ответ от техподдержки вы получите через 2 минуты после того, как отправите свой запрос. А вот реальное решение может затянуться на несколько часов. Например, если вы обратитесь утром, в Калифорнии — ночь. В это время никто вас "не спасет" и не решит ситуацию. Придется подождать.

Что с технической поддержкой Trello? Так, как таск-менеджер — австралийская разработка, ваш утренний запрос также может остаться без ответа несколько часов. Кроме того, на сайте Trello предложены статьи с перечнем самых распространенных вопросов и ответами к ним, но не все статьи переведены на русский.

Украинская система управления проектами Worksection даст первый отклик на ваше письмо через 2 минуты, а через 5 минут — подробный ответ. Учитывая идентичность часовых поясов, лучше выбрать таск-менеджер, техническая поддержка которого будет работать в одном временном отрезке с вашей компанией.

Итог: Лучшая техническая поддержка та, которая решит ваш вопрос максимально быстро. Поэтому, учитывая изложенную выше информацию, делайте свой вывод.

Облачный сервис, рабочий стол или мобильное приложение?

Идеальный таск-менеджер (кроме широкого списка родного функционала, хорошей цены и быстрой технической поддержки) это еще и тот, который доступен в разных вариациях: облачный (веб-версия), загрузка на рабочий стол и мобильный (приложение).

Asana: веб-версия, загрузка на рабочий стол для Windows и Mac, мобильное приложение для Android и IOS.

Trello: веб-версия, загрузка на рабочий стол для Windows и Mac, мобильное приложение для Android и IOS, приложение Windows iPhone.

Worksection: веб-версия, загрузка на рабочий стол для Windows и Mac, мобильное приложение для Android и IOS.

В данном случае, только Trello имеет приложения для Windows iPhone. Но нужно ли оно, если 99% телефонов на Android и IOS?

Безопасность и конфиденциальность Asana, Trello, Worksection

О безопасности каждый из таск-менеджеров дает подробную информацию на своем сайте. Это крайне важно для бизнеса.

Безопасность Asana. На сайте компании указано, что более 75 000 компаний доверили им свою безопасность (впечатляет). Также они гарантируют, что берут на себя защиту персональных данных, благодаря протоколам хэширования паролей, регулярной оценке уровня безопасности. Кроме того, Asana обеспечивает прозрачность статусов в системе, что гарантирует 99% времени безотказной работы. Ежедневно создаются резервные копии, в случае неизбежных сбоев, систему можно восстановить. Безопасность подтверждается сертификатами EU-US, Swiss-US Privacy Shield.

Читайте также: "Запускаем" коллектив после длительного простоя — три простых совета психолога

Безопасность Trello. Здесь клиентам гарантируют сохранность их персональных данных. В качестве подтверждения, предлагают узнать о сборе информации и ее хранении на страницах Atlassian Trust, Trello Trust. При этом уточняется, что невозможно дать гарантию на все сто процентов в том, что данные находятся под абсолютным контролем (ссылаясь на частую утечку информации в Интернете). Чтобы повысить безопасность, рекомендуется настроить SSL.

Безопасность Worksection. На сайте таск-менеджера указано, что за 10 лет работы не было ни единого случая утечки информации у компаний-клиентов. Все данные защищены шифрованием, а соединение с сервисом происходит по защищённым каналам, с использованием 256-битного SSL-шифрования (такое шифрование используют банки по всему миру). Чтобы проектные данные не пропали навсегда (по ошибке), Worksection автоматически создаёт резервные копии. Есть FTP-хранилище — собственный сервер, где клиенты могут хранить свои файлы. Worksection работает в кластере из четырех дата-центров, находящихся в Германии и Украине, которые соответствуют Tier-3 классу надежности. Всё комплектующие сервером продублированы для того, чтобы обеспечить безотказную работу кластера.

Вывод

Мы сделали обзор тройки лучших таск-менеджеров, чтобы вы могли сделать правильный выбор.

Asana vs Trello vs Worksection. Какая из систем управления проектами подходит вам? Наверняка, вы сделали выбор еще в самом начале, когда мы предоставили подробное ценообразование каждого таск-менеджера. Дальше — обучение и тестирование функционала. Обучение для каждого сотрудника должно быть максимально простым и доступным. Функции — максимум родных и минимум интеграций. Что касается широкого выбора родных функций, напомним, что здесь лидирует украинский таск-менеджер Worksection.

И напоследок:

Asana — для небольших компаний (так как оплата за каждого отдельного сотрудника в команде из 10+ человек будет невыгодным решением).

Trello — личное пользование, небольшая команда до 10 человек (из-за ограниченности функционала и также оплате за каждого отдельного сотрудника в месяц).

Worksection — небольшие команды, средний и большой бизнес. Приличная "начинка" из родных функций и минимум сторонних интеграций. Прозрачная отчетность и функция (только у Worksection со всей тройки) тайм-трекинга, удобная работа с проектами и задачами.

Делайте свой выбор.

Источник